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Como ser eficiente

Organização pessoal
Timing Desenvolvimento Organizacional
(Empresa de Consultoria e Planejamento)



Hoje ser eficiente é fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcançar a máxima eficiência.

Organização pessoal começa com mesa limpa

Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência de uma pessoa é sem dúvida a organização - ou melhor, a desorganização – de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papeis e pastas esperando pela sua atenção e ação. A mesa entulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo vos escritórios.

As pessoas perdem tempo procurando papeis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido. Além da perda de tempo causada pela distração visual de ter papéis não necessários na mesa e de uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como um símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar-se que a mesa atulhada também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos.

Trabalhe com apenas um projeto de cada vez

Uma das regras de boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como você só pode trabalhar em um só projeto a um só tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado facilmente recuperável quando você precisar dele.

Quando se tem várias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie hábito de mantê-la sempre limpa. E trabalhe em apenas um projeto de cada vez.

Como ordenar o fluxo de papéis que chagam diariamente até sua mesa

  1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar - para tudo que você possa pensar em querer reter. 
  2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos que você tem necessidade de trabalhar com eles.
  3. Despachar toda papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você podem ser executadas na mesma hora.
  4. Não por de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução.

Lista de tarefas

Um instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno onde você registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou prazo pra sua realização. Este Caderno Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois é com ele que você planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier a cabeça, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Você se surpreenderá com a melhoria obtida em sua organização pessoal.

O lixo

Não há lugar melhor pra você colocar uma boa parte dos papéis que chegam diariamente até a sua mesa do que o lixo. Não tenha medo do lixo. Não tenha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas e reuniões (anote primeiro na agenda e jogue depois), circulares, cópias de cartas para simples informação, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que você já tomou conhecimento e sabe que não precisa mais recuperar. Com esta prática você estará esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.

Faça agora. Não deixe para depois.

Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e ações, deixando tudo para depois. Essa tendência à procrastinação, quase sempre tem um custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problema, mais preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo que existe, e sua solução exige entendimentos das causas, avaliação de suas conseqüências e constante disciplina para enfrentá-la.

O adiamento impede o sucesso

A mudança na sua propensão de “faço isso depois” para “faço isso agora” requer uma ação positiva. As coisas não acontecem por si só.

Elas acontecem por que as pessoas fazem com que elas aconteçam. Faça as coisas diretamente. Responda sua correspondência ao abri-la, nuca deixe para responder mais tarde. Quando você disser a si mesmo: “Eu preciso fazer algo sobre isso”, faço-o na hora, não depois. Programe coisas, trabalhe e viva de acordo com sua programação. Crie o hábito de fazer as coisas mais importantes primeiro.

Procrastinação é um problema psicológico, e uma vitória sobre ela é uma vitória essencialmente psicológica. Aceite a idéia de que você muitas vezes é um procrastinador. A coisa mais valiosa que você pode fazer quando procrastina é admitir este fato. Continuando a negá-lo ou racionalizá-lo você apenas irá retardar suas condições de superá-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas coisas importantes é que usualmente são o foco da nossa procrastinação. Raramente adiamos as coisas não importantes, nosso problema terá grandes chances de desaparecer. Procrastinação é também fazer atividades de baixa prioridade ao invés de fazer atividades de alta prioridade.

Algumas dicas para você resolver o problema do adiamento constante

  1. Estabeleça prazos de início e conclusão.
    Sempre que você tiver pela frente uma tarefa desagradável, dê um prazo para começar. A pressão dos prazos, mesmo auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ação de usa parte. 
  2. Faça desdobramento das tarefas.
    Muitas vezes tarefa difícil pode ser desdobrada em tarefas menores e, portanto, mais fáceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas.
  3. Não espere inspiração chegar. Vá atrás dela.
    Em muitos casos uma tarefa difícil é adiada porque exige de us parte um pensamento criativo, que no momento não está surgindo. Mas lembre-se que inspiração é 90% de transpiração. Portanto comece já, não espere.
  4. Procure saber tudo sobre a tarefa.
    O fato de você não estar animado no momento pode decorrer de uma falta de motivação ou desinteresse. A não familiaridade geralmente gera falta de interesse. Quanto mais você sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informações, e se envolver-se mais com o problema.
  5. Descubra as causas de sua indecisão.

    Se você está indeciso procure saber porque você não que se definir. A indecisão ocorre quando as pessoas têm um forte desejo de acertar erros. Existe um tempo para agir. O tempo para decidir é quando a informação irá acrescentar muito pouco à qualidade de sua decisão. Faça o máximo de esforço para obter a melhor informação possível dentro do tempo que você dispõe. Então tome a decisão e vá em frente. Acima de tudo, não fique atormentando-se com a decisão tomada. E, principalmente, não a refaça.
  6. Evite perfeccionismo.
    Não seja 100% perfeito. Contente-se com 90% ou até 80% perfeito. Lembre-se que ótimo é inimigo de bom. É melhor ter cinco “bons”, do que um “ótimo”. Pense em tudo isso e comesse a agir agora.

Comentários

  1. Ótimo post.

    Utilizo uma ferramenta online gratuita para me ajudar em minha organização pessoal e profissional, o site www.inkplanner.com . Nele posso cadastrar quantos projetos quiser e organizar minhas tarefas de uma maneira visual mais fácil e intuitiva que em outras ferramentas do gênero, já que ela une as metodologias de gestão visual e Scrum.
    Ela gera automaticamente algumas métricas interessantes por onde posso acompanhar o andamento básico de meus projetos.
    Possuo 4 projetos meus cadastrados lá e a ferramenta tem me ajudado enormemente na execução deles.

    Acho que vale a pena dar uma olhada.

    Abraços,
    Daniel.

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